Association du Barreau canadien (au niveau national et des divisions) 
Politique concernant les renseignements personnels des membres

L’Association du Barreau canadien (ABC) s’est engagée, en tant qu’organisation professionnelle bénévole, à satisfaire les multiples et divers intérêts de l’ensemble de ses membres et à protéger l’indépendance de la magistrature et du barreau. Conformément à ses objectifs et à son mandat, l’ABC s’efforce de préserver les normes les plus élevées de la confidentialité applicables aux renseignements que lui fournissent les conseillers et conseillères juridiques. Cette politique a été préparée dans le but d’affirmer notre engagement à protéger le devoir de confidentialité appartenant à nos membres ainsi qu’à d’autres et à vous informer de nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements fournis à l’ABC. Aux fins de cette politique, le terme « membre » se définit comme une personne dont l’adhésion à l’ABC a été acceptée ou qui veut devenir membre de l’ABC.
          
Nos obligations s’appliquent à tous les dirigeants, dirigeantes, employés, employées, contracteurs et mandataires qui fournissent des services à l’ABC ou en son nom dans le cadre de la prestation de produits, services et renseignements à nos membres.

Si vous avez des questions au sujet de (i) l’accès à vos renseignements personnels; (ii) notre mode de collecte, d’utilisation, de gestion ou de divulgation des renseignements personnels; ou (iii) la présente politique; veuillez communiquer avec le directeur du Marketing/Recrutement à info@cba.org, 865 avenue Carling, bureau 500, Ottawa (Ontario) K1S 5S8. Tél. : (613) 237-2925 ou 1-800-267-8860; télécop. : (613) 237-0185.


En quoi consistent les renseignements personnels?

Nous entendons par renseignement personnel tout renseignement, consigné sous quelque forme que ce soit, concernant un individu identifié ou un individu dont l’identité peut être déduite ou déterminée à partir de ce renseignement, autre que les coordonnées professionnelles de la personne (soit ses nom, titre, adresse professionnelle, numéro de téléphone et de télécopieur et adresse électronique au travail).

Dans quel but l’ABC recueille-t-elle des renseignements personnels sur ses membres?

L’ABC recueille des renseignements fournis par écrit (y compris via les médias électroniques) ou verbalement au sujet de ses membres afin de remplir les objectifs et le mandat dévolu à l’Association, ce qui comprend :

  • Communiquer avec les membres et identifier leurs besoins et attentes;
  • Fournir à ses membres des produits, services et renseignements;
  • Permettre à des organisations affiliées et aux fournisseurs privilégiés d’offrir aux membres des produits, services et renseignements;
  • Gérer nos relations avec les membres;
  • Respecter toutes nos obligations légales ou réglementaires; et
  • Poursuivre tout autre but compatible avec les objectifs susmentionnés.

De quelle manière l’ABC utilise-t-elle ces renseignements personnels?

L’ABC recueille, utilise et divulgue ces renseignements personnels à des fins considérées comme raisonnables dans les circonstances et seulement les renseignements nécessaires pour fournir des produits, services ou renseignements à nos membres. Nous n’employons que des méthodes équitables et légales pour recueillir ces renseignements personnels.

L’utilisation que nous faisons de ces renseignements personnels se limite aux buts décrits dans cette politique.

À quel moment l’ABC peut-elle divulguer vos renseignements personnels?

En règle générale, tous les renseignements concernant les membres sont conservés sous le sceau de la plus stricte confidentialité et, hormis certaines circonstances limitées, ces renseignements ne peuvent être divulgués à quiconque, à moins que le membre ne l’ait expressément ou implicitement autorisé.  L’ABC divulgue le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de ses membres (renseignements concernant les membres de l’ABC) aux organisations affiliées, aux fournisseurs privilégiés et à d’autres organismes dignes de confiance, lorsque :

  • de l’avis de l’ABC, cette utilisation constitue un service et l’information est utile pour les membres de l’ABC, et
  • l’ABC détient l’engagement écrit des fournisseurs privilégiés à respecter les exigences particulières régissant l’utilisation de ces renseignements.

Lorsque l’ABC divulgue des renseignements personnels à des organisations qui fournissent des services en son nom, elle exige de ces fournisseurs qu’ils n’utilisent ces renseignements que dans le but de fournir des services à la personne visée ou à l’ABC et qu’ils entourent cette utilisation des garanties appropriées pour protéger ces renseignements personnels.

Veuillez noter qu’il existe des circonstances justifiant ou autorisant l’utilisation et/ou la divulgation des renseignements personnels ou obligeant l’ABC à divulguer ces renseignements sans le consentement de la personne concernée. Ce peut être :

  • Lorsque la loi ou une ordonnance émanant d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un autre tribunal gouvernemental l’exige;
  • Lorsque l’ABC a des motifs raisonnables de croire qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou les biens d’une personne ou d’un groupe significatif;
  • Lorsque ces renseignements sont nécessaires pour établir ou percevoir des honoraires;
  • Lorsque l’ABC a besoin de ces renseignements pour intenter des recours à sa disposition ou pour limiter tout dommage-intérêt réclamé à l’ABC; ou
  • Lorsque ces renseignements sont publics.

Dans les cas où l’ABC est obligée ou autorisée à divulguer des renseignements sans le consentement de la personne concernée, elle ne divulguera aucun renseignement supplémentaire à ce que les circonstances exigent.

Consentement

À moins que la loi ne l’autorise, aucun renseignement personnel ne sera recueilli sans avoir au préalable obtenu le consentement de la personne concernée par la collecte, l’utilisation et la diffusion de ces renseignements. L’ABC peut toutefois demander à cette personne son consentement pour utiliser et divulguer ses renseignements personnels après leur collecte dans les cas où l’ABC tient à utiliser ces renseignements dans un but non précisé dans la présente politique ou non préalablement précisé, ou encore à propos duquel la personne n’avait pas préalablement consenti.

Lorsqu’un membre y consent, ses coordonnées seront utilisées par l’ABC aux seules fins énoncées dans la présente politique. Si le membre refuse d’accorder son consentement, alors l’ABC n’utilisera ses coordonnées qu’à la seule fin de communiquer avec lui et ne devra divulguer ces renseignements à quiconque (par ex. les fournisseurs privilégiés). Advenant qu’un membre n’indique pas s’il consent ou non, le fait de soumettre ces renseignements équivaut à son consentement à l’utilisation de ses renseignements personnels à cette fin.

Si un membre veut retirer son consentement à ce que l’ABC divulgue les renseignements le concernant à ses organisations affiliées, à ses fournisseurs privilégiés ou à d’autres organismes dignes de confiance, le membre doit communiquer son refus à l’ABC.

L’exactitude et la conservation des renseignements personnels

L’ABC veille à ce que tout renseignement personnel fourni par ses membres et en sa possession soit exact, actuel et aussi complet que nécessaire pour les fins auxquelles l’ABC utilise ce renseignement. Si l’ABC découvre que les renseignements sont inexacts, incomplets ou périmés, elle révisera les renseignements personnels et, si besoin est, fera en sorte que les tiers à qui ces renseignemetns inexacts ont été fournis puissent également corriger leurs dossiers. Les renseignements au sujet d’un ex-membre ne sont pas corrigés et tant que l’ABC les détient, elle ne peut en garantir l’exactitude.

L’ABC conserve vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessitée par les motifs de leur collecte. Cette période peut être prolongée après la cessation des relations entre le membre et l’ABC, mais ne durera que le temps requis pour que l’ABC puisse communiquer avec vous ou pour recueillir suffisamment d’information pour régler tout problème susceptible de surgir à une date ultérieure. Lorsque l’ABC n’a plus besoin de vos renseignements personnels, elle applique des méthodes destinées à détruire, supprimer, effacer ou convertir ces renseignements sous une forme anonyme.

Actuellement, Ottawa est le lieu principal où l’ABC conserve ces renseignements personnels.

Protection des renseignements personnels

L’ABC s’engage à maintenir un niveau adéquat de sécurité physique, procédurale et technique dans ses bureaux et ses locaux réservés à l’entreposage des renseignements afin d’empêcher toute forme non autorisée d’accès, de divulgation, de reproduction, d’utilisation ou de modification des renseignements personnels des membres. Ce principe s’applique également à la manière dont l’ABC se débarrasse ou détruit ces renseignements personnels.

L’ABC protège de façon accrue ces renseignements personnels en restreignant leur accès aux seuls de ses employés qui, selon la direction de l’ABC, doivent connaître ces renseignements pour pouvoir fournir les produits, services et renseignements de l’ABC.

Si un employé de l’ABC fait un mauvais usage de ces renseignements personnels, cet acte sera qualifié d’infraction grave et pourra faire l’objet d’une sanction disciplinaire susceptible d’aller jusqu’au congédiement de l’employé. Si un particulier ou une organisation fait un mauvais usage de ces renseignements personnels – fournis dans le but d’offrir des services à l’ABC ou en son nom - cet acte sera qualifié d’infraction grave et pourra faire l’objet d’une mesure susceptible d’aller jusqu’à la cessation de toute entente entre l’ABC et la personne ou l’organisation fautive.

Nous vérifions régulièrement nos procédures et nos mesures de sécurité afin de garantir qu’elles demeurent efficaces et adéquates.

Accès à vos renseignements personnels

L’ABC autorise le droit raisonnable d’accéder aux renseignements personnels qu’elle détient au sujet d’un membre et s’efforce de fournir les renseignements en question dans un délai raisonnable, plus précisément dans les 30 jours suivant la requête. Lorsque l’ABC détermine que lesdits renseignements ne seront ou ne peuvent être divulgués, elle donnera à la personne qui fait la demande les motifs justifiant la non-divulgation. Des renseignements personnels concernant la politique et les procédures d’accès de l’ABC peuvent être obtenus en communiquant avec notre agente chargée des questions de vie privée.

L’ABC ne facturera pas un membre pour avoir vérifié ou corrigé ses renseignements personnels.

Visites sur les sites Web de l’ABC

Le visiteur de tout site Web de l’ABC (www.cba.org) n’est pas tenu de révéler ses coordonnées personnelles identifiables, tels que ses nom, adresse ou le numéro de téléphone. Ces renseignements ne peuvent non plus être transmis passivement par des moyens électroniques. Afin de pouvoir accéder et consulter les portions du site exclusivement réservées aux membres, ces derniers devront  fournir certains renseignements personnels qui ne seront utilisés que dans le but de fournir des services et de l’information aux membres.

Ces renseignements sont recueillis lorsqu’une personne remplit délibérément un formulaire d’adhésion en ligne ou un sondage en ligne. Ces renseignements sont recueillis, utilisés et communiqués conformément aux conditions énoncées dans la présente politique. Les adresses électroniques sont également recueillies au cours du processus de demande d’adhésion; cependant les adhérents peuvent indiquer leur refus de recevoir des informations électroniques non sollicitées.

Notre serveur Web ne recueille pas les renseignements des visiteurs sous forme d’adresse de domaine ou de protocole Internet (PI) mais recueille des renseignements concernant les pages qui ont été consultées. Cette information est à usage interne uniquement et sous forme agrégée, afin de mieux servir les visiteurs du site en nous aidant à :

  • Administrer nos sites
  • Diagnostiquer tout problème technique
  • Améliorer le contenu du site

Après les avoir ainsi utilisés, ces renseignements ne sont pas conservés, mais au contraire détruits selon une méthode sécuritaire.

Les personnes désireuses d’acheter des documents sont tenues de fournir une ou plusieurs données dans les catégories d’information suivantes :

  • Coordonnées de l’entreprise
  • Coordonnées personnelles
  • Renseignements financiers (p. ex., info carte de crédit, numéros de commande ou tout autre renseignement aux fins de facturation)
  • Renseignements pour la livraison

Ces renseignements sont recueillis à des fins de facturation et de livraison et pour nous permettre de communiquer avec la personne au sujet des mesures à prendre pour traiter sa commande.

Si vous achetez des documents par l’entremise du site Web de l’ABC à l’aide d’une carte de crédit, les renseignements concernant votre carte de crédit servent uniquement à traiter votre commande et ne sont ni consignés, ni conservés par l’ABC.

Pour transmettre et recevoir certains types de renseignements délicats tels que les renseignements de nature financière, les visiteurs et visiteuses seront redirigés vers un serveur sécuritaire et avisés par l’entremise d’un écran flash sur le site.

En furetant sur Internet, vous trouverez une technologie appelée « cookies », en français : « mouchards électroniques », lesquels peuvent vous fournir des renseignements spécifiques à partir d’un site Web tout en donnant à l’opérateur ou l’opératrice d’un site Web des renseignements vous concernant. Les  mouchards électroniques de sessions sont des « bits » d’information qui s’effacent dès que vous sortez  du navigateur Web ou que vous éteignez votre ordinateur. Les mouchards électroniques de sessions servent à améliorer la navigation sur les sites Web et à recueillir des informations statistiques aggrégées. Ce site utilise des mouchards électroniques de sessions, mais seulement dans le but d’enregistrer les renseignements diffusés lors de la session.

La plupart des navigateurs Internet sont conçus à l’origine  pour accepter les mouchards électroniques. Si vous ne voulez pas accepter les mouchards électroniques, vous pouvez programmer votre navigateur de manière à les refuser ou à vous aviser dès que des mouchards électroniques vous sont envoyés.

L’ABC entretient des relations avec une compagnie de serveur publicitaire, mais ne permet à aucune compagnie de serveur publicitaire de recueillir des renseignements au sujet des usagers et usagères tels que le type de domaine, l’adresse du protocole Internet et des renseignements fournis en cliquant.

L’usager des sites Web de l’ABC peut accéder aux renseignements détenus par l’ABC à leur sujet et qu’elle a recueillis lors de leurs visites sur le site de l’ABC ainsi qu’aux renseignements sur leur compte. Les usagers peuvent réclamer des corrections en cas d’inexactitude dans leurs coordonnées. On peut requérir cet accès ainsi que les corrections, s’il y a lieu, en envoyant un courriel au Webmestre de ce site à l’adresse suivante : info@cba.org ou en téléphonant ou en écrivant à l’ABC à l’adresse figurant au début de la présente politique.

Pratiques en évolution

Cette politique est entrée en vigueur le 26 mars 2004. L’ABC procédera périodiquement à une mise à jour et à une révision de ses pratiques relatives à la protection de la vie privée ainsi que du contenu de cette politique. Advenant toute modification aux présentes, un avis sera affiché sur le site de l’ABC : www.cba.org et diffusé dans les publications de l’ABC concernées. Des modifications à cette politique s’appliqueront aux renseignements recueillis à compter de la date de la diffusion sur le site Web de l’ABC, de même qu’aux renseignements déjà détenus par l’ABC.